Besturen van verbeteren; eenvoudig en effectief

In News, Strategisch kwaliteitsmanagement by Willem BaeldeLeave a Comment

In deze uitgave wil ik wat gedachten delen over het besturen van verbeteracties op de gebieden van kwaliteit en doelmatigheid in een onderneming. Dit is een onderwerp dat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt maar in de praktijk vaak leidt tot vragen en discussies.
Het principe is simpel: De onderneming is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde producten en diensten en als de kwaliteit niet goed genoeg is moet dat verbeterd worden. Hetzelfde geldt voor doelmatigheid: als we kostbare tijd of materialen verspillen moet dat verbeterd worden. Niet toch?

Ook bij het besturen van verbeteracties is het van belang de juiste prioriteiten te stellen. Binnen elke onderneming zijn bronnen schaars en moeten er keuzes gemaakt worden, bijvoorbeeld tussen het opstarten van een verbeterteam voor een bestaand product of dienst en investeren in een nieuw product of dienst. Door tijdig de juiste prioriteiten te stellen kan men ervoor zorgen dat de schaarse middelen (tijd en investeringen) ingezet worden op die zaken die het meeste bijdragen aan het behalen van de gestelde doelen.
Een logisch gevolg is dat het van belang is de prioriteit van een verbeteractie zo vroeg mogelijk vast te stellen. Niets is frustrerender voor een team dan halverwege een project te horen te krijgen dat er geen tijd of geld is voor het project of dat het om een andere reden niet (meer) nodig is.

Vervolgens is het van belang dat goed bekeken wordt of het resultaat van de verbeteracties wel inderdaad voor het gewenste resultaat zorgen. Zijn de veranderingen wel echt verbeteringen of hebben we iets over het hoofd gezien waardoor de verbeteringen weer tenietgedaan worden?
Er zijn in het algemeen twee momenten bij een verbeteractie waarbij extra aandacht nodig is voor het inhoudelijk beoordelen van de actie: het eerste moment is wanneer de verbeterplannen klaar zijn en met de uitvoering begonnen kan worden en het tweede moment wanneer de uitvoering klaar is en het resultaat van de verbeteringen aan de klant geleverd kan gaan worden.

Ten slotte, wanneer de verbeteractie klaar is en alle betrokkenen tevreden zijn met de behaalde resultaten, is het goed waardering te laten blijken voor het werk dat gedaan is. Laat daarbij zo duidelijk mogelijk weten wat het effect is geweest van de actie voor de klanten en overige belanghebbenden. Vergeet vooral binnen het bedrijf niet te benoemen wie er hebben meegewerkt aan het behalen van het resultaat. Duidelijk laten blijken van de waardering is essentieel voor de motivatie van zowel de leden van het betreffende verbeterteam als van toekomstige andere verbeteracties.

Wat betekent dit nu in de praktijk? Net als bij het besturen van de overige activiteiten binnen een onderneming is het ook voor verbeteracties raadzaam een sponsor en een stuurgroep aan te wijzen die voor alle drie genoemde beslismomenten het management adequaat kan vertegenwoordigen. Uiteraard is het van belang dat alle belanghebbenden goed vertegenwoordigd zijn en dat het bestuur over de juiste expertise beschikt. Bovendien moet het bestuur niet alleen het vertrouwen hebben van zowel het management als de medewerkers maar men zal ook goed toegang moeten hebben tot het verantwoordelijke management. Op die manier kan het bestuur effectief ingrijpen wanneer dat nodig is en zal, ook wanneer een verbeteractie niet wordt goedgekeurd, men de beslissing begrijpen en accepteren.

Wanneer de organisatie groter wordt zal de lijn naar het hoger management vaak in een aantal stappen verlopen: een lid van het management kan de sponsor zijn van een of meer verbeteracties maar de overige stuurgroep leden kunnen ieder weer eigen verbeteracties sponsoren die weer bijdragen aan het grotere geheel. Door ervoor te zorgen dat de lijnen helder zijn en herkend worden in de organisatie ontstaat er ook een duidelijke lijn voor eventuele escalaties wanneer dat nodig is,

Hoewel er in elke onderneming ook vaak andere zaken spelen dan hierboven geschetst zal blijken dat met de drie genoemde aspecten van prioriteiten stellen, resultaat beoordelen en het werk waarderen het mogelijk is verbeteracties effectief te besturen. Daardoor kunnen verbeterteams effectief bijdragen aan het behalen van de gestelde doelen, nu en in de toekomst.

Leave a Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.