In een eerdere uitgave van de nieuwsbrief hebben we al gezien hoe belangrijk leveranciers zijn voor de kwaliteit van het product of dienst die je als bedrijf aan je klanten kunt leveren. Vooral bij grotere bedrijven ligt het daarom voor de hand eerst goed te kijken of in te kopen producten of diensten niet ook elders binnen het bedrijf beschikbaar zijn. Als je op zoek bent naar een betrouwbare leverancier wie kun je dan meer vertrouwen dan je eigen collega’s?
Inderdaad heeft het werken met andere bedrijfsonderdelen als interne leveranciers duidelijke voordelen boven externe leveranciers. Er kunnen kosten bespaard worden die anders als winst naar de leverancier zouden gaan en vertrouwelijke informatie blijft binnen het bedrijf. Aan de andere kant wil men optimale zekerheid dat de interne leverancier net zo betrouwbaar is als de overige leveranciers.
Om de kwaliteit van de interne leverancier goed te kunnen beheersen moet je eerst een goed beeld hebben van de vorm van samenwerking. Is die andere partij wel een interne leverancier of is het eigenlijk toch gewoon een andere afdeling? Voor kwaliteitsmanagement kan de scope van het kwaliteitssysteem uitsluitsel geven of er sprake van een interne leverancier of van samenwerking tussen twee afdelingen: vallen de activiteiten van de leverende partij binnen de scope van het kwaliteitssysteem dan is er sprake van samenwerking tussen twee afdelingen van dezelfde organisatie en niet van een interne leverancier. In dat geval is het kwaliteitshandboek en onderliggende afspraken de plaats om alle van belang zijnde afspraken netjes vast te leggen. In andere gevallen is er sprake van een interne leveranciersrelatie en is het raadzaam een overeenkomst op te stellen om de afspraken over de samenwerking duidelijk vast te leggen.
De eenvoudigste vorm van interne leveranciersrelatie is dat de verschillende bedrijfsonderdelen geen enkele relatie met elkaar hebben anders dan dat zij onderdeel zijn van hetzelfde bedrijf. In dat geval zal de interne leveranciersrelatie erg formeel zijn en zal er weinig verschil zijn tussen hoe interne en externe leveranciers behandeld worden. De afnemende partij zal de prestaties van de interne leverancier regelmatig beoordelen volgens dezelfde methoden en criteria als de externe leveranciers, met uiteraard dezelfde consequenties (verscherpte inspecties, beperkte leveringen, etc.). Bij deze vorm van samenwerking zijn er zelfs gevallen bekend dat de afnemer zwaardere eisen stelt aan interne leveranciers dan aan externe.
Maar er zijn ook andere vormen van samenwerking tussen verschillende delen van een bedrijf die als interne leveranciersrelatie moeten worden gezien. Een voorbeeld is wanneer een concern speciale diensten levert aan verschillende onderdelen en deze diensten niet onder één kwaliteitssysteem vallen. In dergelijke gevallen is het raadzaam goed af te spreken welk kwaliteitsniveau verwacht wordt, hoe dat gecontroleerd en beheerst wordt en wat te doen als het niveau niet gehaald wordt.
Concluderend is duidelijk dat je via interne leveranciers toegang hebt tot veel unieke mogelijkheden van een groot bedrijf maar dat je wel de juiste maatregelen moet treffen om daar optimaal van te profiteren. Een effectieve manier van werken met interne leveranciers maakt het dan juist mogelijk optimaal garant staan voor de kwaliteit van het product of dienst die je als bedrijf aan je klanten wilt leveren.
